Защо да водите клиентска база и как онлайн платформа помага

Колко пъти сте търсили имейла на клиент, защото не помните кой е написал имейла с поръчката? Колко пъти сте се чудели какъв ЕИК има фирмата, защото сте я записали в имейл? Водете ли клиентска база или просто разчитате на спомени и разпиляни файлове? Фактури Infinity е българска онлайн платформа за фактуриране, която включва цялостна клиентска и доставчик база данни — на едно място, достъпна винаги.

Защо клиентската база е важна за всеки бизнес

Когато издавате фактури, имате нужда от име, ЕИК/Булстат, адрес, телефон и имейл на вашия клиент. Ако търсите тези данни всеки път, губите 5-15 минути на фактура. Ако имате 10 клиента и издавате по 5 фактури месечно, това са над 40 часа годишно само за търсене на данни. Клиентска база във вашата онлайн платформа за фактуриране свежда това до секунди.

Освен това подредената клиентска база ви дава яснота: знаете точно колко клиента имате, колко са активни, и можете лесно да видите цялата си комуникация с тях. Не разчитате на имейли, Excel файлове или хартиени бележници.

Excel срещу онлайн платформа за клиентска база: кое е по-добро?

Много фирми започват с Excel таблица за клиентите си. Това е безплатно и познато. Но с течение на времето таблицата става трудна за поддръжка: данните се дублират, различни хора редактират различни версии, и никой не знае коя е актуалната. Онлайн платформа като Фактури Infinity решава тези проблеми.

Какви данни за клиент трябва да съхранявате?

Всяка фактура в България изисква конкретни данни за получателя. Онлайн платформа за фактуриране ви помага да ги съхраните структурирано и да ги използвате автоматично. Ето най-важните полета:

• Име на фирмата или трите имена — за юридически лица и ЕНЧ
• ЕИК/Булстат — уникален идентификатор на фирмата в България
• Молба за ДДС — дали клиентът е регистриран по ДДС или не
• Адрес за фактуриране — улица, код, населено място
• Имейл за изпращане — автоматично изпращане на фактури
• Телефон — за бърза комуникация при проблеми
• Забележки — допълнителна информация, специални условия

Във Фактури Infinity тези полета са налични по подразбиране при добавяне на клиент. При издаване на фактура системата автоматично попълва всички тези данни — вие само избирате клиента от списъка.

Как да организирате клиентската си база във Фактури Infinity

Първата стъпка е да въведете съществуващите си клиенти. Ако имате 20 клиента в Excel, импортирайте ги наведнъж или ги добавете ръчно — това отнема около 10 минути за 20 клиента. След това всяка нова фактура е просто: избирате клиент, пишете сумата, и сте готови.

Фактури Infinity ви позволява да:

• Добавяте клиенти и доставчици в отделни списъци
• Търсите бързо по име, ЕИК или имейл
• Виждате пълната история на фактурите за всеки клиент
• Изпращате фактури директно по имейл от платформата
• Печатате фактури в PDF формат
• Следите плащанията по фактурите за всеки клиент

Клиентска и доставчик база: две в едно

Често фирмите имат нужда да следят и клиентите си, и доставчиците си. Фактури Infinity поддържа две отделни бази: клиенти и доставчици. Това е полезно, когато:

• Получавате фактури от доставчици и искате да ги съхранявате на едно място
• Имате разходни фактури и искате да ги свържете с конкретен доставчик
• Търсите кой доставчик ви е доставил най-скъпите услуги
• Подготвяте справки за разходи по доставчици

Доставчик базата ви помага да организирате и входящите си фактури, а не само изходящите.

Практически съвети: как да извлечете максимум от клиентската си база

След като имате подредена клиентска база, можете да правите неща, които преди са били непрактични. Ето най-полезните:

• Редовни клиенти — маркирайте ги и им изпращайте оферти преди празници или в края на тримесечието
• Изтекли фактури — Фактури Infinity ви показва коя фактура е платена и коя не, за всеки клиент поотделно
• Справки по клиент — вижте общия оборот с всеки клиент за последните 12 месеца
• Бележки и забележки — записвайте важни детайли, като предпочитания за доставка или специални отстъпки
• CSV износ — изтеглете цялата си база в Excel формат за допълнителни справки

Често задавани въпроси

Защо да не ползвам просто Excel за клиентска база?

Excel работи за малък брой клиенти, но става непрактичен при повече от 20-30 записа. Когато трябва да търсите бързо, да споделяте с колеги, или да попълвате автоматично фактури, Excel не ви помага. Освен това, ако файлът се повреди или изгуби, губите всичко. Фактури Infinity съхранява данните ви в облак и автоматизира голяма част от процеса.

Колко струва Фактури Infinity?

Фактури Infinity има безплатен план за малки фирми. Платените планове започват от 9 EUR месечно и включват неограничен брой фактури, клиенти и доставчици, както и автоматични справки и експорт на данни. Не се изисква ангажимент — можете да прекратите по всяко време.

Мога ли да импортирам съществуващи клиенти от Excel?

Да. Фактури Infinity поддържа импорт на клиенти от CSV файл. Можете да експортирате съществуващата си Excel таблица като CSV и да я качите в платформата. Това отнема няколко минути, дори за стотици записи.

Как да изпращам фактури по имейл директно от платформата?

При издаване на фактура има бутон „Изпрати по имейл". Въвеждате имейл адреса на клиента, добавяте персонално съобщение ако желаете, и Фактури Infinity изпраща PDF фактурата директно. Можете да настроите имейл шаблон веднъж и да го използвате за всички бъдещи фактури.

Кой има достъп до клиентските ми данни?

Само вие и хората, на които дадете достъп. Фактури Infinity не продава и не споделя вашите данни с трети страни. Паролата се криптира, и всичка комуникация е защитена с HTTPS.

Мога ли да добавям забележки за всеки клиент?

Да. Във всеки клиентски профил има поле „Забележки", където можете да запишете важна информация като предпочитания за фактуриране, лимити на кредита, или име на контактно лице. Тези забележки се виждат при издаване на нова фактура.

Ако все още не сте опитвали Фактури Infinity, регистрацията dauw take няколко минути. Можете да добавите първите си клиенти и да издадете първата си фактура още днес.

Регистрирайте се безплатно