Първа фактура в България: пълен наръчник стъпка по стъпка за 2026

Издаването на първата фактура е малка стъпка с голямо значение - тя открива историята на продажбите ви, задава правилната номерация и дава на клиента основание да ви плати. Повечето нови фирми, еднолични търговци и фрийлансъри в България се справят за по-малко от 10 минути, стига да знаят кои реквизити са задължителни и в какъв ред да ги попълнят. В този наръчник ще минем стъпка по стъпка през цялата процедура - от данните за фирмата до изпращането по имейл - и ще видите как Фактури Infinity помага този процес да стане наистина еднократен и безпроблемен.

Какво е фактура и кой е длъжен да я издава

Фактурата е официален счетоводен документ, с който продавачът удостоверява, че е извършил доставка на стока или услуга, и посочва основанието за плащане. В България фактура се издава при всяка продажба на стоки или услуги на територията на страната - без значение дали сте регистрирани по ДДС, или не.

Задължението важи за:

• Търговци по смисъла на Търговския закон (ЕТ, ООД, ЕАД, АД).
• Физически лица, които извършват стопанска дейност - фрийлансъри, занаятчии, консултанти.
• Лица, извършващи услуги по извънтрудови правоотношения при определени условия.

Ако продавате на краен клиент (B2C) за суми под 100 EUR в повечето случаи е достатъчна касова бележка, но за B2B сделки, за отчет пред счетоводител и за ДДС фактурата е задължителна.

Задължителни реквизити във фактурата

Законът за ДДС (чл. 114) изисква точно определен набор от данни. Ако липсва дори едно от тях, фактурата може да бъде оспорена от клиента, от счетоводителя или от НАП. Ето какво трябва да съдържа:

• Наименование, адрес и идентификационен номер (ЕИК/БУЛСТАТ) на доставчика.
• Наименование, адрес, ЕИК (или друг идентификатор) на получателя.
• Пореден номер на фактурата (уникален за годината).
• Дата на издаване.
• Описание на стоката или услугата - вид, количество, единична цена без ДДС.
• Данъчна основа, приложима ДДС ставка (стандартна 20%, намалена 9% или 0%) и размер на ДДС.
• Обща сума за плащане, валута - в България от 2026 г. основната валута за фактури е EUR.
• Дата на данъчното събитие, ако е различна от датата на издаване.

Платформа като Фактури Infinity за фактуриране попълва всичко това автоматично - данните на фирмата, клиентската база, номерацията и ДДС калкулацията, без да се налага да помните кой точно член от закона какво изисква.

Стъпка по стъпка: как да издадете първата си фактура

Целият процес отнема между 5 и 15 минути, ако данните ви са подготвени. Ето точният ред, който работи за 90% от новите бизнеси в България:

1. Регистрирайте се в българска платформа за фактуриране и въведете фирмените си данни - те се запазват като шаблон за всички бъдещи фактури.
2. Добавете клиента в клиентската си база - име, ЕИК, адрес, МОЛ, имейл. Следващия път клиентът се избира с едно кликване.
3. Създайте нова фактура, изберете клиента и добавете редове - услуга/стока, количество, единична цена в EUR.
4. Проверете ДДС ставката (20% стандартна, 9% за хотелиерство, 0% за ВОП и др.) и оставете платформата да пресметне данъка и общата сума.
5. Прегледайте автоматично генерираната номерация - тя е уникална за календарната година и не се повтаря.
6. Свалете фактурата като PDF, изпратете я по имейл на клиента или запазете в справките за архив.

Ако предпочитате да започнете от шаблон в Word или Excel, ще видите, че след втората фактура разходите за поддръжка на ръчна номерация и попълване на данни стават твърде високи. Затова повечето фирми преминават към платформа още през първия месец.

С ДДС, без ДДС или в освободен режим - какво да изберете

Един от първите въпроси на новата фирма е дали да регистрира ДДС, и ако да - кога. Кратък ориентир за 2026 г.:

• Задължителна регистрация по ДДС - при оборот над 100 000 EUR за последните 12 месеца.
• Доброволна регистрация - ако работите предимно с ДДС регистрирани клиенти и искате да приспадате ДДС от покупките си.
• Без ДДС - ако сте под прага и клиентите ви не са ДДС регистрирани. Фактурите се издават без ДДС ред, но с всички останали реквизити.

Ако сте фрийлансър или ЕТ в началото, шансът е да започнете без ДДС. Това не ви освобождава от задължението за фактура - просто данъчната основа е равна на общата сума. Фактури Infinity поддържа и трите режима и превключва автоматично при промяна на статута.

Excel/Word срещу онлайн платформа за първата фактура

Единична фактура може да се направи и в Word, но при повече от 2-3 на месец ръчният процес бързо се превръща в проблем. Един честен поглед:

Най-честите грешки при първата фактура

Опитът на стотици малки фирми показва, че почти всички първоначални грешки се дължат на няколко повтарящи се проблема:

• Грешен или липсващ ЕИК на клиента - води до отхвърляне на разхода от счетоводителя.
• Сгрешена ДДС ставка - например 20% вместо 0% за ВОП доставка.
• Липсваща основа за номерацията - едни фактури се номерират от 1, други от 1001, което чупи архива.
• Липсваща дата на данъчно събитие при доставки в края на месеца.
• Фактура, издадена в EUR, но с ръчно закръгляване - винаги закръглявайте на два знака по банковия стандарт.
• Забравена копие за вас - в България фактурата се съхранява минимум 10 години.

Платформа, която автоматично валидира ЕИК, проверява ДДС ставката по вида на доставката и води пълна номерация, елиминира тези рискове още при първата фактура.

Как Фактури Infinity помага при първата фактура

Фактури Infinity е българска онлайн платформа за фактуриране, създадена за малки фирми, еднолични търговци, фрийлансъри и счетоводители, които искат да издават, изпращат и проследяват фактури без счетоводен софтуер. За първата фактура платформата предлага:

• Готов шаблон с всички задължителни реквизити по българското законодателство.
• Запазване на фирмените данни и клиентската база, за да не ги попълвате отново.
• Автоматична номерация по календарна година - невъзможно е да се повтори.
• Коректна ДДС калкулация по зададена ставка (20%, 9%, 0% или без ДДС).
• Възможност за импорт на фактури от доставчици чрез OCR разпознаване, за да имате пълен архив.
• Безплатен старт с достатъчен брой фактури, за да издадете първите си документи без инвестиция.

Дори да не планирате да останете на платформата, Фактури Infinity е удобен начин да издадете първата си фактура, да разберете как изглежда правилният документ и да създадете работещ шаблон за бъдещето.

Често задавани въпроси

Как се издава първа фактура в България?

Регистрирайте се в българска платформа за фактуриране, въведете фирмените си данни и данните на клиента, добавете ред с услуга или стока, изберете ДДС ставка и свалете готовия PDF. Целият процес отнема под 5 минути.

Какви реквизити са задължителни във фактурата?

Име, адрес и ЕИК на доставчик и получател, пореден номер, дата на издаване, описание на стоката или услугата, количество, единична цена, ДДС ставка, обща сума и валута - в България EUR от 2026 г.

Трябва ли ми фактура, ако не съм регистриран по ДДС?

Да. Фактурата е задължителна при B2B доставки, независимо дали сте регистрирани по ДДС. Разликата е, че при нерегистрирани лица ДДС редът не се попълва и общата сума съвпада с данъчната основа.

Мога ли да издам първата си фактура от телефон?

Да. Онлайн платформите за фактуриране, включително Фактури Infinity, работят в браузъра и на мобилно устройство. Можете да издадете, изпратите и архивирате фактурата директно от телефона.

Коя е най-лесната програма за първата фактура в България?

Българска онлайн платформа с готови шаблони, автоматична номерация и ДДС калкулация. Фактури Infinity е пример за такъв тип решение - без инсталация, без счетоводен софтуер, с безплатен старт.

Как се номерират фактурите?

Номерацията е уникална за календарната година и е последователна - 1, 2, 3 и т.н. Препоръчително е да се води автоматично от платформа, за да няма дублирани или пропуснати номера.