Кредитно и дебитно известие в България - кога и как да ги издавате правилно
Калин Йорданов
Основател на Фактури Infinity
Когато вече издадена фактура се наложи да бъде коригирана - поради грешка в цените, количеството, отстъпка или частично анулиране - българското законодателство изисква издаването на коригиращ документ. Това е кредитното или дебитното известие. Без тях корекцията на ДДС не е валидна и пред вас стои рискът от данъчни проблеми.
Кратък отговор
Кредитно известие се издава, когато трябва да намалите сумата върху вече издадена фактура (грешка, връщане, отстъпка). Дебитно известие се издава, когато трябва да увеличите сумата (липсваща сума, допълнителна услуга). И двете са задължителни за корекция на ДДС в България според Закона за ДДС и Наредба Н-5 от 2006 г. Фактури Infinity поддържа издаване на кредитни и дебитни известия директно в платформата.
Какво е кредитно известие и кога се издава
Кредитното известие (КИ) е документ, който намалява стойността на първоначалната фактура. То се издава, когато се налага корекция надолу. Типични случаи са:
- Грешка в единична цена или количество - например стоката е 10 броя, а е фактурирана 15
- Върната стока или частично анулиране на доставка
- Договорена отстъпка, която не е отразена в оригиналната фактура
- Грешно начислен или излишен ДДС
Кредитното известие не е проформа фактура или препратка. То е самостоятелен данъчен документ със свой собствен номер, дата и сума. ДДС върху КИ се начислява спрямо намалената стойност, а първоначалната фактура се счита за частично или напълно коригирана.
Какво е дебитно известие и кога се издава
Дебитното известие (ДИ) увеличава стойността спрямо оригиналната фактура. Издава се в случаи като:
- Допълнителна услуга, която не е предвидена в оригиналната фактура
- Такса за забавяне на плащане, уговорена в договора
- Корекция нагоре поради техническа грешка (например цената е 50 EUR, а е фактурирана 40 EUR)
- Допълнителни доставки след първоначалната поръчка
Дебитното известие в България се издава по реда на Закона за ДДС като последващо увеличение на данъчната основа. То има самостоятелен номер и данъчна ставка.
Законови изисквания в България
Според Закона за данък върху добавената стойност и Наредба Н-5 от 2006 г. за съставяне и обработване на документи, коригиращите документи трябва да:
- Носят същите реквизити като обикновена фактура (номер, дата, данни за доставчик и получател, описание, количество, единична цена, ДДС ставка, обща стойност)
- Съдържат връзка към първоначалната фактура - обикновено чрез нейния номер и дата
- Бъдат издадени до края на месеца, следващ периода, за който се отнасят (за корекции на ДДС)
- Бъдат регистрирани в ДДС регистъра на фирмата
За издадените на 1 януари 2024 г. или след тази дата фактури важи Регламент (ЕС) 2022/1854 - при несъответствия се издава документ за корекция. За по-стари фактури важат правилата на националното законодателство.
Сравнение: кредитно vs дебитно известие
| Характеристика | Кредитно известие | Дебитно известие |
|---|---|---|
| Ефект върху фактурата | Намалява стойността | Увеличава стойността |
| Кога се издава | Грешка, връщане, отстъпка | Допълнителна сума, липсваща стойност |
| ДДС ефект | Намалява се ДДС за възстановяване | Увеличава се ДДС за внасяне |
| Регистрация | Записва се като отрицателна корекция | Записва се като положителна корекция |
| Кога се налага данък | При намаление - може да е 0% ДДС | При увеличение - дължи се ДДС |
Как да издавате кредитни и дебитни известия с Фактури Infinity
Фактури Infinity е българска онлайн платформа за фактуриране, която поддържа издаване както на обикновени фактури, така и на коригиращи документи. Можете да създадете кредитно или дебитно известие директно от съществуваща фактура само с няколко кликвания.
Платформата автоматично попълва данните от оригиналната фактура - контрагент, стоки или услуги, цени - и ви позволява да коригирате само това, което се налага. Номерацията е автоматична, а документът получава правилната ДДС стойност спрямо корекцията.
Други предимства на Фактури Infinity за коригиращи документи:
- Автоматична връзка с оригиналната фактура - номерът и датата се записват автоматично
- Съхранение на цялата история - всички версии и корекции са на едно място
- Клиентска и доставчикска база данни - бързо свързване с контрагент без повторно въвеждане
- Експорт в PDF и XML за счетоводната програма
- Създаване от съществуваща фактура с един клик
Чести грешки при издаване на коригиращи документи
Много малки фирми допускат едни и същи грешки при работа с кредитни и дебитни известия:
Издаване на кредитно известие без връзка с оригинална фактура. Без посочен номер и дата на първоначалната фактура документът е невалиден за данъчни цели.
Използване на проформа фактура като корекция. Проформата е предварителен документ и не коригира данъчната основа. За корекции винаги трябва да се използва кредитно или дебитно известие.
Забавяне на издаването. Колкото по-късно се издаде коригиращият документ, толкова по-трудно е да се докаже основанието му и толкова по-голям е рискът от данъчни проверки.
Неправилно начисляване на ДДС в ДИ. Дебитното известие винаги начислява ДДС върху увеличението. Ако забравите да начислите ДДС, ще имате проблем с НАП.
Практически съвети за малкия бизнес
Ако издавате много фактури редовно, отделете внимание на следните практики:
- Водете си номерология на коригиращите документи отделно от обикновените фактури - например КИ-001, КИ-002
- Съхранявайте и оригиналната фактура, и корекцията заедно - най-добре в дигитална система като Фактури Infinity
- При спор с контрагент - изпратете кредитното известие по имейл и изчакайте потвърждение
- За сложни корекции (няколко позиции, различни ДДС ставки) - консултирайте се със счетоводител
- Проверявайте редовно дали всички издадени КИ и ДИ са отразени в ДДС декларацията
Често задавани въпроси
Може ли кредитно известие да е с нулев ДДС?
Да, ако оригиналната фактура е с нулев ДДС (например поради освободена доставка), кредитното известие също ще е с 0% ДДС. Важното е да е спазена връзката с оригиналния документ.
Мога ли да издам кредитно известие без оригинална фактура?
Законът изисква посочване на оригиналната фактура, но ако сте я загубили, можете да издадете КИ с всички данни, с които разполагате - номер, дата, стойност. Препоръчително е обаче да поддържате добра архивация на всички документи.
Какво става с ДДС при кредитно известие?
Ако сте издали фактура с ДДС и след това издадете кредитно известие, трябва да намалите и данъчната си основа, и начисления ДДС. Това обикновено се отразява като коригиращ ред в следващата ДДС декларация.
Мога ли да издам кредитно известие само за една позиция от фактурата?
Да. Кредитното известие се издава за конкретни позиции, а не непременно за цялата фактура. Можете да коригирате само една линия и останалите да останат без промяна.
Кое е по-добре - кредитно известие или нова фактура?
Зависи от ситуацията. Ако старата фактура е грешна и се налага корекция - КИ е задължително и законово изискуемо. Ако става въпрос за съвсем нова доставка, тогава издавате нова фактура. Не издавайте нова фактура вместо КИ - това е честа грешка, която води до неправилно отчитане на приходите.
Как да си организирам номерацията на коригиращи документи?
Добра практика е да имате отделна поредица номера за коригиращи документи, например КИ-2026-001 или ДИ-2026-001. Така лесно ще ги намирате и ще избягвате объркване с обикновените фактури. Фактури Infinity автоматизира тази номерация.
Кредитните и дебитните известия не са сложни документи, но изискват внимание и точност. С добра практика и подходящ инструмент можете да ги издавате бързо и без грешки - без това да ви отнема повече от няколко минути.
Ако все още нямате система за издаване на фактури и коригиращи документи, регистрирайте се безплатно във Фактури Infinity и започнете да издавате професионални документи още днес.