Фактури за малки фирми в България: законови изисквания и чести грешки

Българското законодателство определя точно какво трябва да съдържа всяка фактура. Неспазването на тези изисквания води до глоби от НАП и проблеми при данъчни проверки. Тази статия обяснява всичко, което трябва да знаете.

Задължителни елементи на всяка фактура

Според Закона за ДДС и Закона за счетоводството, всяка фактура трябва да съдържа:

• Име и ЕИК на доставчика — фирмата, която издава фактурата
• Име и ЕИК на получателя — фирмата или лицето, което получава стоката/услугата
• Пореден номер — уникален идентификатор на документа
• Дата на издаване — кога е направена фактурата
• Дата на данъчно събитие — кога е извършена доставката (може да е различна от датата на издаване)
• Описание на стоките/услугите — какво точно се продава
• Количество и единична цена — за всяка позиция
• Стойност без ДДС — базата за изчисление
• ДДС ставка — обикновено 20% или 9% за намалени ставки
• ДДС сума — изчислена върху стойността
• Обща стойност — крайна сума с ДДС

За фирми, регистрирани по ДДС, тези елементи са задължителни и липсата им е нарушение.

Фактура за физически лица

Когато издавате фактура на физическо лице (не фирма), правилата са различни:

• Не се изисква ЕИК на получателя
• Името и ЕГН/личен номер не са задължителни по закон, но се препоръчват
• Може да използвате само име и адрес за доставка
• При продажба на стоки/услуги за лично потребление се прилага стандартната ДДС ставка

Фактури Infinity автоматично адаптира формата според типа клиент — фирма или физическо лице.

Основни грешки при издаване на фактури

Ето най-честите проблеми, които водят до проблеми с НАП:

1. Липсващ ЕИК — задължителен за всички юридически лица
2. Неправилна ДДС ставка — 20% стандартна, 9% намалена за определени стоки
3. Грешна дата на данъчно събитие — особено важно за доставки на стоки
4. Непълен опис на услуги — "консултантски услуги" не е достатъчно
5. Липсващ пореден номер — нарушава проследимостта
6. Невалиден ЕИК — проверете дали е активен и съответства на името

Фактури Infinity валидира ЕИК номера автоматично и предупреждава за несъответствия.

Срокове за съхранение

Според Закона за счетоводството, всички счетоводни документи — включително фактури — трябва да се съхраняват поне 10 години. Това важи за:

• Издадени фактури (продажби)
• Получени фактури (покупки)
• Проформа фактури
• Кредитни известия и коригиращи документи

Електронните фактури имат същата правна стойност като хартиените, стига да са съхранени в четим формат.

ДДС ставки в България

България има три ДДС ставки:

• 20% — стандартна ставка за повечето стоки и услуги
• 9% — намалена ставка за: хотелски услуги, ресторанти (храна за вкъщи), книги, учебници, вестници
• 0% — за износ, международен транспорт и специфични доставки

Фактури Infinity автоматично прилага правилната ставка според избраната категория.

Коригиращи фактури и кредитни известия

Когато издадете фактура с грешка, не можете просто да я отмените. Законът изисква:

1. Кредитно известие — за намаление на сумата (грешка в цената, отстъпка)
2. Нова фактура — за пълна подмяна на грешна фактура
3. Всички корекции трябва да са документирани и проследени

Фактури Infinity поддържа пълен запис на всички издадени и коригиращи документи.

Често задавани въпроси

Какви данни трябва да съдържа всяка фактура в България?

Всяка фактура трябва да съдържа: име и ЕИК на продавача и купувача, номер и дата, описание на стоките/услугите, количество, единична цена, стойност, ДДС ставка и обща сума.

Колко дълго трябва да съхранявам фактурите?

Фактурите трябва да се съхраняват поне 10 години според Закона за счетоводството. Това важи и за електронните фактури.

Каква е минималната сума за фактура с ДДС?

Не съществува минимална сума. ДДС се начислява върху всяка доставка на стоки или услуги, независимо от стойността, ако фирмата е регистрирана по ДДС.

Мога ли да издавам фактури без ЕИК на клиента?

За физически лица (непотребители) не се изисква ЕИК. Но за юридически лица и ЕТ задължително трябва ЕИК. Безплатна доставка до физическо лице не изисква ЕИК.

Кога се издава проформа фактура?

Проформа фактура се издава преди реалната продажба — като покана за плащане или оферта. Не е данъчен документ и не се отчита в ДДС декларацията.